Внедрение ПП "1С:Документооборот государственного учреждения 8" в МУНИЦИПАЛЬНОЕ КАЗЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ УЧЕТНЫЙ ЦЕНТР АЛЕКСАНДРОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ


Описание кейса:

Муниципальному Казенному Учреждению "УЧЕТНЫЙ ЦЕНТР АЛЕКСАНДРОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ" требовалось создать эффективную систему электронного документооборота между подведомственными организациями. Внедрение современного программного решения должно было обеспечить оперативную работу с входящей и исходящей корреспонденцией, контроль исполнения поручений, сокращение сроков согласования договоров.

Внедрение системы преследовало следующие цели руководства компании:

  • • Создать систему электронного архива первичных документов и договоров с возможностью самостоятельной гибкой настройки прав доступа сотрудников компании к разделам архива.
  • • Организовать хранение, отправку и получение почтовых сообщений из системы электронного документооборота.
  • • Организовать выдачу и контроль исполнения поручений, получить возможность отслеживания и контроля поручений на всех этапах их исполнения.
  • • Наладить быстрое создание договоров из системы по созданным ранее шаблонам.

Будущая система должна была решить следующие задачи:

  • • возможность сканирования, прикрепления, хранения и быстрого поиска сканов документов по ключевым словам
  • • отправку, хранение и получение почтовых сообщений
  • • автоматизировать механизмы выдачи и отработки распоряжений разными подразделениями компании, контролировать статус и исполнение поручений
  • • автоматизировать и максимально сократить процесс подготовки и согласования договоров.

Специалисты ГК "Статус" предложили построить систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот государственного учреждения 8». Решающую роль в выборе решения сыграли следующие факторы:

  • • положительный опыт использования решения 1С:Документооборот 8 другими клиентами компании;
  • • оптимальная стоимость владения продуктом по сравнению с программными продуктами, схожими по функционалу;
  • • полнота необходимого функционала, а также минимальное время и стоимость внедрения.

Результатами внедрения "1С:Документооборот государственного учреждения 8" для предприятия стали:

  • • существенное снижение объема бумажного документооборота внутри организации;
  • • значительное сокращение времени на согласование документов и исполнение задач;
  • • упростилось формирование и контроль правильности заполнения документов;
  • • повышение исполнительской дисциплины благодаря четкому мониторингу сроков на решение задач;
  • • обеспечение адресной доставки электронного документа до конкретного получателя.


Автоматизированы функции:

Документооборот (ECM)
Делопроизводство
Учет и хранение документов
Ведение номенклатуры дел
Учет и контроль исполнения поручений
Учет рабочего времени
Работа с обращениями граждан


Сопровождение:

Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
Оформлен платный договор 1С:ИТС
Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"


Выполнены работы:

Работы по настройке и внедрению типового/отраслевого программного обеспечения
Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
Обучение персонала работе с программой/системой
Индивидуальное обучение в офисе заказчика
Обучение в группе в учебном классе партнера "1С"
Другие работы
Установка и настройка сервера СУБД
Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
Доставка программных продуктов в офис заказчика
Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Продажа выбранных программных продуктов


Описание:

Согласно требованиям клиента, были определены и выполнены следующие работы:
Были проведены работы по настройке и внедрению типового/отраслевого программного обеспечения:
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения;
- Продажа выбранных программных продуктов;
- Доставка программных продуктов в офис заказчика;
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика;
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей;
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия";
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета;
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика.

Была проведена интеграция бизнес-процессов(задач), то есть все задачи создаваемые в программе "1С:Документообоорот" дублируются в "1С:Бухгалтерию государственного учреждения", ред 2.0 с возможностью исполнения данных задач из бухгалтерии и наоборот. Пользователь ведет учет и исполнение поставленных задач непосредственно из программы "1С:Бухгалтерия государственного учреждения", не переключаясь из одной программы в другую. Были настроены правила обмена(интеграции) документов из "1С:Документооборот государственного учреждения" в "1С:Бухгалтерия государственного учреждения". Благодаря интеграции с "1С:Бухгалтерией государственного учреждения", работа с прикрепленными файлами к карточке документа дублируется в связанной с ней программой. Таким образом, после внедрения "1С:Документооборот государственного учреждения 8" были автоматизированы следующие функции:
• Делопроизводство;
• Учет и хранение документов;
• Ведение номенклатуры дел;
• Учет и контроль исполнения поручений;
• Учет рабочего времени;
• Учет договоров;

Внедрение

(ЦБ-А Александр. р-на) УЧЕТНЫЙ ЦЕНТР МКУ
Общая численность компании: 30
Ставропольский край, Александровский р-н, с Александровское, Февраль 2020
Вариант работы: Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест: 1
Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 1

Подробнее










← Все внедрения