Оформление приказа на отпуск в программе "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8" (редакция 3)

Оформление приказа на одного сотрудника по форме № Т-6:

• на основной ежегодный отпуск
• на отпуск без сохранения заработной платы
• на дополнительный ежегодный отпуск за ненормированный рабочий день

Регистрация основного ежегодного отпуска сотрудника и оформление соответствующего приказа по унифицированной форме №Т-6 в программе производится с помощью документа Отпуска (раздел Кадры – Отпуска)

1. В поле Месяц необходимо указать месяц, в котором будут зарегистрированы все произведенные в дальнейшем расчеты (отпускные, зарплата за время до начала отпуска, компенсация отпуска, материальная помощь к отпуску). По умолчанию в поле указывается текущий месяц.

2. В поле Организация по умолчанию указывается учреждение, установленное в настройках пользователя. Если в информационной базе зарегистрировано более одного учреждения, то необходимо выбрать то, в котором сотруднику предоставляется отпуск (выбором из справочника Организации (раздел Настройка – Предприятие – Организации).

3. В поле Дата нужно указать дату регистрации документа в информационной базе. По умолчанию дата заполняется текущей датой компьютера. Дата документа используется в печатной форме приказа о предоставлении отпуска сотруднику по форме №Т-6 и в качестве реквизитов приказа в личной карточке по форме №Т-2.

4. Поле Номер не активно для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи. Номер документа также используется в печатной форме приказа о предоставлении отпуска сотруднику по форме №Т-6 и в качестве реквизитов приказа в личной карточке по форме №Т-2.

5. В поле Сотрудник необходимо выбрать сотрудника, которому предоставляется отпуск.

6. На закладке Основной отпуск:

• флажок Отпуск устанавливается по умолчанию.
• в полях с... по... указываются сведения о начале и окончании периода ежегодного основного отпуска. Число дней отпуска подсчитывается автоматически в соответствии с производственным календарем и отображается в поле дн.. Если используется несколько разных производственных календарей, то учитывается тот, который указан в графике работы сотрудника. Учитывается то, как предоставляется выбранный вид отпуска – в календарных или в рабочих днях (указывается в карточке вида отпуска (раздел Настройка – Предприятие – Виды отпусков). Соответственно, рассчитывается либо число календарных дней, либо число рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели. Согласно законодательству для ежегодных отпусков из числа дней отпуска исключаются праздничные дни (для отпусков в календарных днях). В карточке вида отпуска также указывается, является отпуск ежегодным или нет. В общем случае продолжительность основного отпуска определяется в календарных днях за исключением праздничных дней. Однако, по законодательству для сотрудников, заключивших срочный трудовой договор на срок до двух месяцев (указывается в документе Прием на работу на закладке Трудовой договор), продолжительность отпуска определяется в рабочих днях. Вместо ввода даты окончания отпуска имеется возможность указать количество дней отпуска в поле дн., тогда дата окончания будет определена автоматически.
• флажок Материальная помощь к отпуску устанавливается, если необходимо предоставить материальную помощь к отпуску. Данное поле появляется, если в настройках расчета заработной платы (раздел Настройка - Расчет зарплаты - ссылка Настройка состава начислений и удержаний - закладка Прочие начисления) установлен флажок Выплата материальной помощи к отпуску.
• флажок Компенсация отпуска нужно установить, если необходимо предоставить компенсацию отпуска в предусмотренных законодательством случаях взамен предоставления отпуска в период действия трудового договора. Тогда поле Компенсировать становится активным и в нем можно указать количество дней компенсации отпуска.
• в программе для основного отпуска (и его компенсации) может быть описано несколько разных видов начислений, в чем-то отличающихся. Изначально такое начисление создано одно – Отпуск основной (и соответствующее начисление для компенсации) и при начислении оно определяется автоматически. Если же в программе было создано несколько начислений с назначением Оплата отпуска (или Компенсация отпуска) и видом отпуска Основной, то в документе можно выбрать требуемый в настоящий момент вид начисления отпуска (компенсации) в поле Вид начисления отпуска. Это правило справедливо и для материальной помощи при отпуске. После выбора соответствующей возможности при настройке программы создается одно начисление с назначением Материальная помощь при отпуске. Если же создано еще одно начисление с таким же назначением, то требуемый в настоящий момент вид начисления материальной помощи можно выбрать в поле Вид начисления мат. помощи.
• флажок Освободить ставку на период отсутствия нужно установить, если необходимо освободить занимаемую сотрудником штатную единицу на период его отсутствия.
• в полях Предоставляется за период работы с... по... автоматически определяется рабочий год(ы), за который(е) предоставляется основной отпуск или его компенсация, если сотрудник имеет право на такой отпуск (в программе ведется учет остатков отпусков). По ссылке Как сотрудник использовал отпуск? можно сформировать справку по отпускам для контроля их остатков
  
• в поле Основание указывается документ, на основании которого предоставляется ежегодный отпуск. Основание используется в печатной форме приказа о предоставлении отпуска сотруднику по форме № Т-6.

Если одновременно с основным отпуском сотруднику предоставляется дополнительный отпуск (или несколько дополнительных отпусков), то заполняется закладка Дополнительные отпуска, отгулы. В примере дополнительный отпуск не предоставляется

Список всех видов отпусков, регистрируемых в программе, описывается в справочнике Виды отпусков (раздел Настройка – Предприятие – Виды отпусков), в этот справочник должны быть внесены и все виды дополнительных отпусков, предоставляемых сотрудникам.

Печатная форма приказа формируется по кнопке Печать – Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)

Если пользователем с полными правами в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты – ссылка Настройка состава начислений и удержаний – закладка Прочие начисления) была включена возможность использования в учреждении совмещения профессий (должностей), расширение зон обслуживания, временное исполнение обязанностей без освобождения от работы, определенной трудовым договором (установлен флажок Совмещение, временное исполнение обязанностей), то из документа Отпуск по кнопке Создать на основании – Совмещение должностей можно создать документ Совмещение должностей для оформления приказа о выполнении дополнительной работы другим сотрудником и назначении ему доплаты за совмещение им профессии (должности), расширение зон обслуживания, увеличение объема работы или исполнение обязанностей сотрудника, уходящего в отпуск.

По кнопке Присоединенные файлы имеется возможность присоединить файлы к документу (например, сканированную копию оригинала приказа и т.п.).

По кнопке Напомнить можно создать произвольное напоминание (кнопка доступна в документе, если установлен флажок Напоминания в органайзере (раздел Администрирование - Органайзер). Например, при оформлении документа пришлось отвлечься и закончить оформление придется только завтра. Тогда можно создать соответствующее напоминание непосредственно из документа. В указанное время (которое можно гибко настраивать, в том числе относительно дат, имеющихся в самом документе) автоматически откроется окно с напоминанием. Напоминание можно прекратить или отложить. Все созданные напоминания доступны в разделе Главное – Сервис - Мои напоминания. Там же можно создать произвольное, не привязанное ни к какому объекту напоминание.

Для сотрудников, работающих в учреждении по основному месту работы и по внутреннему совместительству, приказ на ежегодный отпуск создается отдельно для каждого места работы. Лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству сотрудник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом. Если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, то работодатель по просьбе сотрудника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности (ст. 286 ТК РФ). При выборе в документе Отпуск сотрудника, имеющего совместительство, программа позволяет отсюда же оформить документ по отсутствию совместителя. На закладке Основной отпуск в форме документа по ссылке Отсутствия по другим местам работы становятся доступны кнопки для создания новых документов для совместителя (Отпуск, Отпуск без сохранения оплаты), а также в табличной части показываются уже оформленные на этот период отсутствия, чтобы избежать дублирования документов. Например, если сотрудник уходит в отпуск по основному месту работы, то в документе Отпуск указывается сотрудник по основному месту работы, а отсутствие по месту работы по совместительству регистрируется из этого же документа по кнопке Отпуск также документом Отпуск (раздел Кадры - Отпуска) или по кнопке Отпуск без оплаты документом Отпуск без сохранения оплаты (раздел Кадры - Отпуска без сохранения оплаты), в котором автоматически указывается сотрудник по внутреннему совместительству.

Для регистрации отпуска без сохранения заработной платы сотруднику и оформления соответствующего приказа по унифицированной форме №Т-6 предназначен специализированный документ Отпуск без сохранения оплаты. Данный документ становится доступным, если пользователем с полными правами в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка - Расчет зарплаты - ссылка Настройка состава начислений и удержаний - закладка Отпуска) была выбрана соответствующая возможность - установлен флажок Отпуска без оплаты (и флажок В том числе внутрисменные).

В результате этой настройки в справочнике Виды отпусков (раздел Настройка – Предприятие – Виды отпусков) будут доступны соответствующие виды отпусков без оплаты, в том числе:

• Отпуск без оплаты в соотв. с частью 1 статьи 128 ТК РФ - отпуск неоплачиваемый с разрешения работодателя (по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам), вид начисления Отпуск за свой счет (вид начисления Отпуск за свой счет (внутрисменный), если в настройках расчета зарплаты была выбрана возможность регистрировать внутрисменные отпуска без оплаты - установлен флажок В том числе внутрисменные). В табеле учета рабочего времени обозначается буквенным кодом "ДО"
• Отпуск без оплаты в соотв. с частью 2 статьи 128 ТК РФ - отпуск неоплачиваемый в соответствии с законом (работающим пенсионерам, инвалидам, в случаях рождения ребенка, регистрации брака и т.п.), вид начисления Отпуск без оплаты согласно ТК РФ (вид начисления Отпуск без оплаты согласно ТК РФ (внутрисменный), если в настройках расчета зарплаты была выбрана возможность регистрировать внутрисменные отпуска без оплаты - установлен флажок В том числе внутрисменные). В табеле учета рабочего времени обозначается буквенным кодом "ОЗ".

В программе для каждого вида отпуска без оплаты может быть описано несколько разных видов начислений, в чем-то отличающихся. Изначально при создании каждого вида отпуска таких начислений создается по одному на вид отпуска и в документе Отпуск без сохранения оплаты оно определяется автоматически. Если же в программе пользователем с полными правами ранее было создано несколько начислений с назначением Отпуск без оплаты и одинаковым видом отпуска, то в документе регистрации отпуска можно будет выбрать требуемый вид начисления отпуска.

Если отпуск без сохранения заработной платы сотруднику требуется предоставить вместе с оплачиваемым, регистрацию такого отпуска можно произвести и с помощью документа Отпуск (раздел Кадры - Отпуска - кнопка Создать).

В примере регистрация отпуска без сохранения заработной платы сотруднику производится с помощью документа Отпуск без сохранения оплаты (раздел Кадры - Отпуска без сохранения оплаты).

1. В поле Месяц указывается месяц, в котором будет зарегистрировано отсутствие сотрудника. По умолчанию в поле указывается текущий месяц.

2. В поле Организация по умолчанию указывается учреждение, установленное в настройках пользователя. Если в информационной базе зарегистрировано более одного учреждения, то необходимо выбрать то, в котором сотруднику предоставляется отпуск (выбором из справочника Организации (раздел Настройка – Предприятие – Организации).

3. В поле Дата нужно указать дату регистрации документа в информационной базе. По умолчанию дата заполняется текущей датой компьютера. Дата документа используется в печатной форме приказа о предоставлении отпуска сотруднику по форме №Т-6 и в качестве реквизитов приказа в личной карточке по форме №Т-2.

4. Поле Номер не активно для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи. Номер документа также используется в печатной форме приказа о предоставлении отпуска сотруднику по форме №Т-6 и в качестве реквизитов приказа в личной карточке по форме №Т-2.

5. В поле Сотрудник указывается сотрудник, которому предоставляется отпуск.

6. Если пользователем с полными правами в настройках расчета зарплаты была выбрана возможность регистрировать внутрисменные отпуска без оплаты (установлен флажок В том числе внутрисменные), то в форме документа будет доступен флажок Отсутствие в течение части смены. Его установка позволяет указать период отпуска не в целых днях, а в часах в пределах выбранного дня (например, если сотрудник "отпросился" на несколько часов за свой счет). А также можно уточнить, на какое именно время придется внутрисменное отсутствие сотрудника, если согласно графику работы сотрудника в этот день предусмотрена работа с разным видом времени (например, в дневное и ночное время). Это позволит правильно рассчитать оплату за разные виды времени.

7. В поле Вид отпуска нужно выбрать один из видов отпусков без оплаты. В примере сотруднику предоставляется отпуск без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам, необходимо выбрать вид отпуска Отпуск без оплаты в соотв. с частью 1 статьи 128 ТК РФ.

8. В полях Период отпуска с... по... нужно выбрать дату начала и дату окончания отпуска. Число дней отпуска подсчитывается автоматически в соответствии с производственным календарем и отображается рядом в информационных целях. Если используется несколько разных производственных календарей, то учитывается тот, который указан в графике работы сотрудника.

9. Если в программе ведется штатное расписание, то флажок Освободить ставку на период отсутствия устанавливается, если необходимо, чтобы на время отпуска сотрудника занимаемая им ставка была свободна (например, сотрудник уходит в длительный отпуск, и на время его отпуска планируется принять на его ставку другого сотрудника).

10. В поле Основание можно указать документ, на основании которого предоставляется отпуск без сохранения заработной платы. Основание используется в печатной форме приказа о предоставлении отпуска сотруднику по форме №Т-6.

11. Для формирования печатной формы приказа о предоставлении отпуска сотруднику по форме №Т-6 используется кнопка Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)

Если пользователем с полными правами в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты – ссылка Настройка состава начислений и удержаний – закладка Прочие начисления) была включена возможность использования в учреждении совмещения профессий (должностей), расширение зон обслуживания, временное исполнение обязанностей без освобождения от работы, определенной трудовым договором (установлен флажок Совмещение, временное исполнение обязанностей), то из документа Отпуск без сохранения оплаты по кнопке Создать на основании – Совмещение должностей можно создать документ Совмещение должностей для оформления приказа о выполнении дополнительной работы другим сотрудником и назначении ему доплаты за совмещение им профессии (должности), расширение зон обслуживания, увеличение объема работы или исполнение обязанностей сотрудника, уходящего в отпуск.

По кнопке Присоединенные файлы имеется возможность присоединить файлы к документу (например, сканированную копию оригинала приказа и т.п.).

По кнопке Напомнить можно создать произвольное напоминание (кнопка доступна в документе, если установлен флажок Напоминания в органайзере (раздел Администрирование - Органайзер). Например, при оформлении документа пришлось отвлечься и закончить оформление придется только завтра. Тогда можно создать соответствующее напоминание непосредственно из документа. В указанное время (которое можно гибко настраивать, в том числе относительно дат, имеющихся в самом документе) автоматически откроется окно с напоминанием. Напоминание можно прекратить или отложить. Все созданные напоминания доступны в разделе Главное – Сервис - Мои напоминания. Там же можно создать произвольное, не привязанное ни к какому объекту напоминание.

Обратите внимание! При оформлении отпуска без оплаты сотруднику, который занят в учреждении как по основному месту работы, так и по совместительству, требуется оформлять отсутствия по всем его рабочим местам. При выборе в документе Отпуск без сохранения оплаты сотрудника, имеющего совместительство, программа позволяет отсюда же оформить документ по отсутствию совместителя. В форме документа по ссылке Отсутствия по другим местам работы становятся доступны кнопки для создания новых документов для совместителя (Отпуск без сохранения оплаты, Отпуск), а также в табличной части показываются уже оформленные на этот период отсутствия, чтобы избежать дублирования документов. Например, если сотрудник уходит в отпуск без оплаты по основному месту работы, то в документе Отпуск без сохранения оплаты указывается сотрудник по основному месту работы, а отсутствие по месту работы по совместительству регистрируется из этого же документа по кнопке Отпуск без оплаты также документом Отпуск без сохранения оплаты (раздел Кадры - Отпуска без сохранения оплаты) или по кнопке Отпуск документом Отпуск (раздел Кадры - Отпуска), в котором автоматически указывается сотрудник по внутреннему совместительству.

Если пользователем с полными правами при начальной настройке программы в помощнике Начальная настройка программы в списке дополнительных отпусков, которые предоставляются в учреждении, был указан дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день, то в справочнике Виды отпусков (раздел Настройка – Предприятие – Виды отпусков) уже был создан данный вид отпуска (а также настроенный вид начисления с таким же наименованием).

Если начальная настройка программы была завершена раньше или вовсе не была произведена, следует ввести новый вид отпуска Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день в справочнике Виды отпусков (раздел Настройка – Предприятие – Виды отпусков).

Регистрация очередного дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день сотрудника и оформление соответствующего приказа по унифицированной форме №Т-6 производится с помощью документа Отпуск (раздел Кадры – Отпуска).

1. В поле Месяц нужно указать месяц, в котором будут зарегистрированы все произведенные в дальнейшем расчеты (отпускные, зарплата за время до начала отпуска, компенсация отпуска). По умолчанию в поле указывается текущий месяц.

2. В поле Организация по умолчанию указывается учреждение, установленное в настройках пользователя. Если в информационной базе зарегистрировано более одного учреждения, то необходимо выбрать то, в котором сотруднику предоставляется отпуск (выбором из справочника Организации (раздел Настройка – Предприятие – Организации).

3. В поле Дата необходимо указать дату регистрации документа в информационной базе. По умолчанию дата заполняется текущей датой компьютера. Дата документа используется в печатной форме приказа о предоставлении отпуска сотруднику по форме №Т-6 и в качестве реквизитов приказа в личной карточке по форме №Т-2.

4. Поле Номер не активно для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи. Номер документа также используется в печатной форме приказа о предоставлении отпуска сотруднику по форме №Т-6 и в качестве реквизитов приказа в личной карточке по форме №Т-2.

5. В поле Сотрудник указывается сотрудник, которому предоставляется отпуск.

6. На закладке Основной отпуск флажок Отпуск устанавливается по умолчанию. В примере флажок необходимо снять, т.к. ежегодный основной отпуск сотруднику не предоставляется. В результате поля для ввода сведений о начале и окончании периода ежегодного основного отпуска, а также число дней отпуска становятся неактивными. Более подробно о заполнении полей на этой закладке смотрите в примере Оформление приказа на основной ежегодный отпуск.

7. На закладке Дополнительные отпуска, отгулы нужно установить флажок Предоставить дополнительный отпуск. В результате будет активна табличная часть. По кнопке Добавить нужно ввести строку, в которой указать:

• в колонке Вид отпуска - один из видов отпусков из справочника Виды отпусков (раздел Настройка – Предприятие – Виды отпусков). В примере нужно выбрать вид отпуска Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день
• в колонках Период отпуска - дату начала и дату окончания дополнительного отпуска
• в колонке Дн. - автоматически подсчитывается количество дней дополнительного отпуска в соответствии с производственным календарем. Если используется несколько разных производственных календарей, то учитывается тот, который указан в графике работы сотрудника. Учитывается то, как предоставляется выбранный вид отпуска – в календарных или в рабочих днях (указывается в карточке вида отпуска (раздел Настройка – Предприятие – Виды отпусков). Соответственно, рассчитывается либо число календарных дней, либо число рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели. Вместо ввода даты окончания отпуска имеется возможность указать количество дней отпуска, тогда дата окончания будет определена автоматически
• в колонке Дн. комп. - количество дней компенсации дополнительного отпуска, если необходимо предоставить компенсацию данного отпуска в предусмотренных законодательством случаях взамен его предоставления в период действия трудового договора
• в колонках Рабочий год - автоматически определяется рабочий год(ы), за который(е) предоставляется дополнительный отпуск или его компенсация, если сотрудник имеет право на такой отпуск (в программе ведется учет остатков отпусков)
• в колонке Основание - документ, на основании которого предоставляется дополнительный отпуск

8. Также на этой закладке (под табличной частью) можно зарегистрировать дни отгулов, если сотрудник пожелал присоединить их к отпуску. Эта возможность становится доступной, если пользователем с полными правами в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты – ссылка Настройка состава начислений и удержаний – закладка Учет отсутствий) или при начальной настройке программы был установлен флажок Отгулы. При предоставлении отгула вместе с отпуском количество предоставляемых дней отгула по умолчанию заполняется всеми накопленными сотрудником отгулами. При этом перевод накопленных часов отгула в дни производится по принципу "день за 8 часов". При необходимости количество как предоставляемых, так и списываемых дней и часов можно изменить вручную. Кроме того зарегистрировать фактическое предоставление отгула можно и отдельным документом Отгул (раздел Кадры - Отгул). Для регистрации отгула предусмотрено отдельное одноименное начисление, в табеле учета рабочего времени отгул обозначается как "Дополнительные выходные дни (неоплачиваемые)", код "НВ".

9. Для формирования печатной формы приказа о предоставлении отпуска сотруднику по форме №Т-6 используется кнопку Приказ о предоставлении отпуска (Т-6).

10. Если сотруднику предоставляется несколько видов дополнительных отпусков, то для их регистрации вводятся несколько строк в табличную часть на закладке Дополнительные отпуска, отгулы документа Отпуск.

Если пользователем с полными правами в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты – ссылка Настройка состава начислений и удержаний – закладка Прочие начисления) была включена возможность использования в учреждении совмещения профессий (должностей), расширение зон обслуживания, временное исполнение обязанностей без освобождения от работы, определенной трудовым договором (установлен флажок Совмещение, временное исполнение обязанностей), то из документа Отпуск по кнопке Создать на основании – Совмещение должностей можно создать документ Совмещение должностей для оформления приказа о выполнении дополнительной работы другим сотрудником и назначении ему доплаты за совмещение им профессии (должности), расширение зон обслуживания, увеличение объема работы или исполнение обязанностей сотрудника, уходящего в отпуск.

По кнопке Присоединенные файлы имеется возможность присоединить файлы к документу (например, сканированную копию оригинала приказа и т.п.).

По кнопке Напомнить можно создать произвольное напоминание (кнопка доступна в документе, если установлен флажок Напоминания в органайзере (раздел Администрирование - Органайзер). Например, при оформлении документа пришлось отвлечься и закончить оформление придется только завтра. Тогда можно создать соответствующее напоминание непосредственно из документа. В указанное время (которое можно гибко настраивать, в том числе относительно дат, имеющихся в самом документе) автоматически откроется окно с напоминанием. Напоминание можно прекратить или отложить. Все созданные напоминания доступны в разделе Главное – Сервис - Мои напоминания. Там же можно создать произвольное, не привязанное ни к какому объекту напоминание.